委任状をFAXってあり？

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こんにちは、黒ひげ コンサルです。
協同組合に関する「お困り事」の解決ヒント情報を発信中です。

今回は、総会の委任状を組合事務局にFAXすることについて検討したいと思います。

先日、ある協同組合の事務局担当者さんから、次のような質問を受けました。

ある組合員の社長から、

と言われた。問題ないだろうか？

果たして、アリでしょうか？

組合員の考え方について

組合員には、「法人」と「個人事業主」の２種類があります。

総会で本人出席とされるのは、
法人の場合は代表取締役、個人事業主の場合は代表（店主など）です。

株式会社などの場合は、代表取締役以外の取締役（専務取締役など）が総会に出席する場合は委任状が必要となります。

個人事業主の場合も、代表以外の方（従業員など）が総会に出席する場合は委任状が必要です。

委任状の取り扱いついて

委任状は、返信用ハガキに印刷して、総会案内に同封する場合が多いです。
しかし、総会間近になって急に都合が悪くなるなど、
返信ハガキでは間に合わないので、委任状をＦＡＸする場合もあると思います。

ＦＡＸでも、誰が誰に委任するということが伝われば、委任状として有効なのだと思います。

しかし、悪い事を考えると、切り貼りなどで偽造した委任状をＦＡＸすることも可能です。
ＦＡＸで委任状をもらっても、後日原本を回収するようにした方が良いでしょう。

まとめ

組合でトラブルがあると、総会が荒れると思います。

組合内部で収拾がつかず、行政や支援機関が介入する場合、
まず総会議案書と総会議事録を確認しながら、総会が適正に行われているか確認することが多いです。

委任状の取り扱いや保管に不備があると、総会が正しく成立していたことを証明できなくなります。
中協法では、総会議事録の保存期間を10年と定めているので、委任状も併せて10年保存した方が無難だと思います。

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