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こんにちは、黒ひげ コンサルです。
協同組合に関する「お困り事」の解決ヒント情報を発信中です。
今回は、最近よく耳にする電子帳簿保存法について情報発信したいと思います。
先日、ある協同組合の事務局担当者さんから、次のような質問を受けました。
当組合事務局は、電子取引などは行っていないません。
メールで来た請求書もプリントアウトして紙で保存しています。
自分達には、電子帳簿保存法は関係ないですよね？
電子帳簿や電子取引と聞くと、大企業など大きな組織の話で、中小企業が集まる協同組合にはあまり関係がないと思いがちです。果たして、どうでしょうか？
電子帳簿保存法の考え方
電子帳簿保存法で定める「電子帳簿等の保存」は、次の３つに分類されます。
①電子帳簿等保存
会計ソフトなどで作成した帳簿類や決算書を電子データのままで保存できる（希望者のみ対象）
②スキャナ保存
紙で受領した請求書や領収書などをスキャナで保存できる。（希望者のみ対象）
③電子取引データ保存
電子取引データ（見積書・請求書・領収書など）を電子データで保存しなければならない。（全ての事業者が対象）
①②は希望者のみ対象ですが、
③の電子取引データ保存は、電子取引を行う全ての事業者が対象となります。
電子取引には、アマゾンや楽天などインターネット上での買い物や、メールで受領する請求書も含まれます。また、電子データを紙に出力して保存する場合でも、電子取引データ保存の対象となります。
従って、質問者の組合事務局も電子帳簿保存法の対象となるので注意が必要です。
電子取引データ保存に係る要件
電子取引データ保存には、「可視性の確保」と「真実性の確保」を満たす必要があります。
「真実性の確保」
以下のいずれかを満たすこと。
- タイムスタンプを付与されたデータを受け取る。
- 保存するデータにタイムスタンプを付与する。
- 訂正削除履歴が残るシステムや、訂正削除できないシステムを導入する。
- 不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程を制定し遵守する。
「可視性の確保」
以下の①と②全てを満たすこと。
①モニター・操作説明書等の備え付け
②検索要件の充足
ただし②については、以下のいずれかに該当する場合は不要。
- 基準期間（２課税年度前）の売上高が5,000万円以下の者
- 電子取引データをプリントアウトして日付及び取引先ごとに整理している者
組合事務局 必要な対応について
多くの組合事務局では、事務用品や消耗品の購入にインターネットを利用されていると思います。
また固定電話の利用料など、メールで受信する請求書も多々あろうかと思います。
結果、電子取引を行う事業者に該当し、電子取引データ保存が必要となるのですが、
組合事務局として必要な対応（取り組みやすい対応）は、次の３つです。
- ①不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程を制定し遵守する。
- ②電子取引データをプリントアウトして日付及び取引先ごとに整理する。
- ③プリントアウトした後の電子取引データを消さずに保存する。
①は真実性の確保をクリアするためですが、タイムスタンプや専用システムの導入は一般の組合事務局にはハードルが高いです。
対応としては「不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程」を制定し遵守することが一番取り組みやすいと思います。
下記の国税庁HPで、不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程のサンプルを掲載していますのでご参考になさってください。
参考資料（各種規程等のサンプル）｜国税庁 (nta.go.jp)
②は可視性の確保をクリアするためです。業務でパソコンを使用していればモニター・操作説明書等の備え付けを満たす事ができます。
電子データで保存するには、一定の検索要件を満たす必要がありますが、プリントアウトして日付及び取引先ごとに整理することで対応できます。
最後に、電子取引データを原本として考えるので、電子取引データは消さずに保存してください。
まとめ
繰り返しになりますが、組合事務局として必要な対応は次の３つです。
- ① 不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程を制定し遵守する。
- ② 電子取引データをプリントアウトして日付及び取引先ごとに整理する。
- ③ プリントアウトした後の電子取引データを消さずに保存する。
上記に対応していれば問題はありませんが、
電子帳簿保存法は、業務のデジタル化を検討する良い機会だと思います。
デジタル化を行うことで、将来的に次の様なメリットが考えられます。
- 日付や取引先名でデータを保存することで探したい書類がすぐに見つかる。
- 紙のファイリングの手間や保存スペースが不要になる。
- テレワークでの経理処理が可能となる。
事務局業務には、人とのつながりや調整などデジタル化できない重要な役割がありますが、
業務効率化や生産性向上が強く求められる昨今、一定のデジタル化は不可避だと思います。
やれることから少しずつ取り組んでいきましょう。
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