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こんにちは、黒ひげ コンサルです。
協同組合に関する「お困り事」の解決ヒント情報を発信中です。
今回は、協同組合のＢＣＰ（事業継続計画）作成について情報発信したいと思います。
日本各地で大規模な地震が多発しており、被災地では甚大な被害を受け、日常生活や経済活動に大きな支障をもたらしています。
今後、より大規模な地震が発生するとも言われており、気の抜けない状況が続いています。
そうした背景を受け、道路の補修維持や水道・電気・燃料など市民生活や経済活動への影響が大きい事業を行う協同組合では、BCP作成の動きが広がっているようです。
協同組合の支援機関である全国中小企業団体中央会でも、組合向けのBCP策定運用ハンドブックを作成し、BCＰ作成を普及啓発していますのでご参考にしてください。
組合向けＢＣＰ策定運用ハンドブック | 全国中小企業団体中央会 (chuokai.or.jp)
本投稿では、協同組合がＢＣＰを作成する場合の手順について説明させていただきます。
ＢＣＰの考え方
過去ブログでもふれましたが、
ＢＣＰは、Business Continuity Planの略で、日本語訳すると事業を継続する計画です。
ＢＣＰの構成は、大まかに次のようになります。
① 早期復旧が必要な重要業務の洗い出し
② 想定される災害
③ 準備しなければいけない事のリストアップ
④ ③の進捗状況の確認と更新
⑤ 定期的な訓練
これだけでは、具体的に何をすればいいのかわからないので、中小企業庁では、参考様式として業種ごとのBCPサンプルをHPに掲載しています。
本投稿では、「入門コース、サービス・小売業」のサンプルを使いながら説明させていただきます。
企業を想定した内容ですが、協同組合に置き換えて考えていきます。
下記URLのサンプルをご覧になりながら、ブログを読んでいただけるとわかりやすいと思います。
bcpguide_sample2.pdf (meti.go.jp)
「入門コース、サービス・小売業」のサンプルは、次の項目で構成されています。
- BCPの基本方針
- 被害想定
- 重要商品提供のための対策
- 緊急時の体制
- BCＰの運用
これらの項目を満たすことで、ＢＣＰに必要な要素を整理できるようになっています。
以降、各項目について説明していきます。
BCPの基本方針
サンプルの１～２ページです。
【目 的】
BCPを策定する目的です。協同組合では、事務局職員の安全確保と組合事業の継続が目的になります。
【基本方針】
緊急時における行動や対応の在り方（方針）です。優先順位の高いものから上位に記載していきます。
協同組合では、次のような事項が考えられます。
・事務局職員の人命
・共同事業の早期普及・継続
・組合員事業の復旧・継続支援
・供給責任を果たす
【重要商品】
緊急時に優先的に復旧させる商品・サーブを考えます。
協同組合の場合は、緊急時に優先的に復旧させる「重要業務」に置き換えて考えます。
この重要業務の選定・洗い出しがＢＣＰ作成の中でもキモになります。
協同組合では、次のような業務が重要業務として想定されます。
・組合が実施している共同事業
・災害協定等にもとづく自治体への対応
・組合員間の連携の調整、他の組合との調整
・業界団体、自治体等への情報発信、要望等
サンプルでは重要商品をひとつに絞っていますが、協同組合の場合は、経済事業以外にも地域業界団体として重要な役割を担っています。緊急時に対応できる範囲で、重要業務を複数掲げてもいいかと思います。
被害想定
サンプルの３ページです。
想定される災害を考えます。
多くの場合は、地震・津波・台風・感染症などが想定されます。
その上で想定した災害の発生により、どのような影響（被害）が出るか検討します。
例えば震度５強の地震が発生した場合、インフラにはどのような影響が発生するか、協同組合にはどのような影響が発生するかを考えます。
ここで想定した影響（被害）に対して、事項以降でどう対策していくかを考えていく事になります。
各自治体では、ハザードマップを作成して公表していると思います。
地域として想定される自然災害や、津波が発生した場合の浸水区域などが示されいますので、被害想定を考える際に参考になります。
また、以下のサイトを利用すると特定の住所の地震の発生可能性や地盤の揺れやすさを測定することができます。協同組合の事務所所在地を指定して計測してみてください。
J-SHIS 地震ハザードステーション (bosai.go.jp)
重要商品提供のための対策
サンプル５～６ページです。
重要商品を提供するための事前対策を考えます。協同組合では「重要業務を継続するための対策」に置き換えて考えます。
サンプルでは経営資源（人・物・情報・金・その他）の観点から、必要と思われる事前対策を例示しています。
サンプルを参考にしながら、対策を行っているかの有無と、対策の実施状況 又は 実施計画をまとめていきます。
また、前項で想定した被害に対して、別途必要な事前対策があれば追記していきます。
BCPの役割は、重要業務と被害想定を整理して、「事業を継続するために必要な対策を講じていく」ことです。
ここで整理した事前対策を、全て万全にすることが目的のひとつです。
まずは事前対策の項目ごとに、できているか・できていないか、できていない場合はどうするか、ひとつずつ状況を把握してください。
緊急時の体制
サンプルの８ページです。
災害発生時の統括責任者、代理責任者をあらかじめ決めます。
協同組合の場合は、統括責任者を組合常勤の役員や事務局長にすることもあります。
災害発生時、組合員はまず自身の会社のことで手が一杯だと思うので、事務局責任者が適任かもしれません。
「統括責任者が意思決定及び指揮命令すべき対応」として、災害直後の初動対応と発生数日後の対応を整理しながら列挙します。
協同組合の場合は次のような項目が考えらます。
【当日～（初動対応）】
・事務局職員の安否確認
・初期消火、什器・棚等の復旧
・代替事務所の確保
・情報発信・収集手段の確保
・共同事業の実施可否判断、代替方法の実施
【数日から（復旧に向けた対応）】
・組合員の被災状況の把握
・組合員間での代替の調整
・他組合との連携の調整
・行政、関係団体への対応
・資金の確保
BCPの運用
サンプルの10ページです。
【BCPの定着】
BCPの定着を図るために、定期的に組合員や事務局職員に対して教育活動を行います。
教育計画の理事長や事務局責任者が担当していきます。
BCPの進捗状況や問題点の説明・報告は通常総会の機会などがいいと思います。
また、年に数回、災害発生を想定した訓練を行うことが非常に重要です。
【BCPの見直し】
サンプルでは日常業務に大きな変更があった際にBCPの見直しを検討するように記載されています。
この他に、実際の訓練により明らかとなった事項をBCPに反映させることが非常に有効です。
実際に訓練を行うと、不十分な事前対策や想定していかった問題点などが必ず出てくると思います。
定期的な見直しを行い、更新を続けていくことがとても重要となります。
まとめ
以上がＢＣＰ作成の手順となります。
ＢＣＰの作成することで、協同組合の重要業務と、協同組合のリスクとなる災害や被害を想定することができます。
重要業務と被害想定が定まることで、必要な事前対策も検討することができます。
そして、ＢＣＰにとって最も重要なことは、事前対策を完了させることと、定期的な事前対策の見直し・更新です。
重要業務と被害想定は一度決まると、基本的に変更はありませんが、事前対策は常にアップグレードが必要です。
ＢＣＰは作成してからが本番と言われます。
ＢＣＰを文書として作成したことに満足せず、常に磨きをかけていくことで、災害に強い協同組合となります。
協同組合の支援機関である中小企業団体中央会や商工中金では、ＢＣＰに取り組もうとする協同組合を支援する専門家派遣や助成事業を行っているようです。
無料で利用できる支援メニューもあるようなので、活用してみるのも有効だと思います。
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